CHÍNH SÁCH BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Điều 1. Phân loại dữ liệu cá nhân được thu thập

Để phục vụ tốt nhất cho quá trình đào tạo và vận hành học vụ, chúng tôi thu thập các nhóm thông tin sau đây từ bạn:

• Thông tin định danh và lý lịch: Họ và tên, Giới tính, Ngày sinh, Số Căn cước công dân (CCCD)/Hộ chiếu, Ngày cấp và Nơi cấp CCCD.
• Thông tin liên lạc và cư trú: Số điện thoại, Địa chỉ Email; Địa chỉ thường trú và Tạm trú (bao gồm chi tiết số nhà/đường, Phường/Xã, Tỉnh/Thành phố).
• Thông tin học vấn & Khóa học: Trường học/Đơn vị công tác, Ngành học, Lịch trình lớp học, Kết quả điểm danh, Điểm số bài kiểm tra và Hồ sơ chứng chỉ.
• Thông tin người thân/Liên hệ khẩn cấp: Họ và tên người thân, Số điện thoại, Mối quan hệ với học viên, Địa chỉ liên hệ của người thân.
• Dữ liệu giao dịch tài chính: Thông tin chuyển khoản, Biên nhận thu tiền, Lịch sử thanh toán học phí và Thông tin xuất hóa đơn VAT.

(Lưu ý: Khi bạn truy cập website/hệ thống của chúng tôi, hệ thống có thể thu thập tự động các dữ liệu kỹ thuật như Địa chỉ IP, Loại thiết bị, Trình duyệt và Cookies nhằm tối ưu hóa kỹ thuật, bảo mật hệ thống và không dùng để định danh cá nhân trái phép).

Điều 2. Mục đích xử lý dữ liệu

Toàn bộ dữ liệu cá nhân nêu tại Điều 1 được thu thập và xử lý cho các mục đích hợp pháp sau:

• Thực hiện hợp đồng đào tạo: Khởi tạo hồ sơ học vụ, xếp lớp, quản lý điểm danh, chấm thi, cấp chứng nhận/chứng chỉ, và xác thực danh tính học viên khi tham gia lớp học hoặc kỳ thi.
• Kế toán và Kê khai thuế: Sử dụng thông tin định danh để xuất hóa đơn điện tử, lập chứng từ thu/chi và thực hiện nghĩa vụ báo cáo thuế theo quy định của Bộ Tài chính và cơ quan Thuế.
• Chăm sóc và Quản lý chất lượng: Hỗ trợ quá trình học tập, giải đáp thắc mắc, gửi thông báo học tập, tư vấn lộ trình và đánh giá chất lượng giảng dạy.
• Liên lạc khẩn cấp: Cập nhật thông tin lịch học, sự kiện, học phí, hoặc liên hệ trực tiếp với Người thân trong trường hợp khẩn cấp liên quan đến sức khỏe, an toàn của học viên.

Điều 3. Bên xử lý dữ liệu và Chia sẻ cho Bên thứ ba

Để đảm bảo hoạt động vận hành, dữ liệu của bạn có thể được lưu trữ hoặc xử lý bởi các Bên thứ ba dưới sự chỉ định của chúng tôi theo quy định tại Điều 15 Nghị định 13/2023/NĐ-CP:

• Đối tác hạ tầng công nghệ: Đơn vị cung cấp dịch vụ máy chủ đám mây (Cloud VPS/Hosting), Hệ thống quản lý học viên (LMS/CRM), Hệ thống gửi Email/SMS tự động.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Cung cấp thông tin khi có yêu cầu bằng văn bản từ cơ quan Thuế, Công an hoặc cơ quan thanh tra nhà nước theo Điều 17 Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
• Cam kết bảo mật bên thứ ba: Tất cả các đơn vị đối tác (“Bên xử lý dữ liệu”) đều phải cam kết bảo mật theo hợp đồng và chỉ được xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết để hoàn thành dịch vụ cung cấp cho Halo.

Điều 4. Thời gian bắt đầu, Kết thúc & Bảo mật lưu trữ

• Thời điểm bắt đầu xử lý: Tính từ thời điểm Học viên thực hiện đăng ký thông tin, nộp hồ sơ hoặc đánh dấu đồng ý trên form điện tử.
• Thời gian lưu trữ: Dữ liệu được lưu trữ trong suốt thời gian học viên tham gia khóa học và tối đa 05 năm kể từ ngày kết thúc khóa học cuối cùng để phục vụ tra cứu chứng chỉ và đối soát hồ sơ học vụ. Các chứng từ kế toán/hóa đơn thuế được lưu trữ theo quy định Luật Kế toán hiện hành (10 năm).
• Biện pháp bảo mật kỹ thuật: Áp dụng đường truyền mã hóa SSL/HTTPS, phân quyền truy cập nội bộ theo nguyên tắc đặc quyền tối thiểu (chỉ nhân sự có thẩm quyền mới được truy cập).
• Xử lý sự cố: Trong trường hợp xảy ra sự cố rò rỉ dữ liệu do tấn công mạng ngoài tầm kiểm soát, Halo sẽ tiến hành khắc phục và báo cáo cho Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) – Bộ Công an, đồng thời thông báo cho Học viên trong vòng 72 giờ theo quy định.

Điều 5. Quyền, Nghĩa vụ của Chủ thể dữ liệu & Cam kết về Dữ liệu bên thứ ba

• Quyền của Học viên (Điều 9 Nghị định 13/2023/NĐ-CP): Bạn có đầy đủ các quyền: Được biết, Đồng ý, Truy cập, Chỉnh sửa, Xóa dữ liệu, Rút lại sự đồng ý, Hạn chế hoặc Phản đối xử lý dữ liệu, và Khiếu nại/Tố cáo theo quy định pháp luật.
• Nghĩa vụ của Học viên (Điều 12 Nghị định 13/2023/NĐ-CP): Cung cấp thông tin chính xác, trung thực; chủ động bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình; tôn trọng và không xâm phạm dữ liệu cá nhân của người khác (giáo viên, học viên cùng lớp).
• Cam kết về dữ liệu Người thân: Trường hợp Học viên cung cấp thông tin của Người thân/Người liên hệ khẩn cấp, Học viên bảo đảm và cam kết rằng đã nhận được sự đồng ý hợp pháp của Người thân đó trước khi cung cấp cho Halo.
• Hệ quả khi rút lại sự đồng ý: Việc yêu cầu xóa dữ liệu hoặc rút lại sự đồng ý có thể làm gián đoạn hoặc dẫn đến việc Halo không thể tiếp tục cung cấp dịch vụ đào tạo, cấp chứng chỉ cho Học viên.

Điều 6. Quy trình tiếp nhận & Xử lý yêu cầu về Dữ liệu cá nhân

Để thực hiện các quyền của mình (như trích xuất, chỉnh sửa, yêu cầu xóa dữ liệu hoặc rút lại sự đồng ý), Học viên có thể gửi yêu cầu chính thức theo quy trình sau:

• Gửi yêu cầu: Email đăng ký của học viên gửi văn bản yêu cầu tới địa chỉ Email tiếp nhận của Ban Quản lý Dữ liệu Halo.
• Thời hạn xử lý: Halo sẽ phản hồi và xử lý yêu cầu của Học viên trong vòng 72 giờ làm việc kể từ khi xác minh đúng danh tính của chủ thể dữ liệu.

Điều 7. Thông tin liên hệ Bộ phận Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân

Mọi thắc mắc, khiếu nại hoặc yêu cầu liên quan đến Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân, vui lòng liên hệ: